Do każdej czynności notarialnej niezbędne jest przygotowanie odpowiednich dokumentów. Poniżej przedstawiamy wykaz najczęstszych czynności notarialnych dokonywanych w kancelarii notarialnej wraz z dokumentami i informacjami jakie należy przygotować do sprawnego przeprowadzenia poszczególnych czynności.
Sprzedaż lub darowizna nieruchomości gruntowej:
- numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela w drodze darowizny po dniu 1 stycznia 2007 roku albo w drodze dziedziczenia – pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że: (1) nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, (2) należny podatek został zapłacony albo (3) zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
- wypis z rejestru gruntów wydany dla celów wieczystoksięgowych,
- w przypadku umowy sprzedaży zaświadczenie, z którego wynika, że nieruchomość gruntowa nie jest objęta Uproszczonym planem urządzenia lasu oraz nie została wydana decyzja na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (Dz. U. z 2017 roku, poz. 788 z późn. zm.) oraz zaświadczenie o rewitalizacji,
- w przypadku, gdy zbywana nieruchomość gruntowa będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej – wypisy z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla wszystkich działek objętych księgą wieczystą,
- w przypadku, gdy następuje podział nieruchomości – dodatkowo mapa uwzględniająca podział z adnotacją o przyjęciu jej do zasobu geodezyjnego,
- na życzenie kupującego: zaświadczenie zarządcy budynku o niezaleganiu przez sprzedającego z opłatami eksploatacyjnymi oraz zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu.
- dane osobowe stron umowy: (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, adres zamieszkania, PESEL, NIP, numer i data ważności dowodu osobistego albo paszportu),
- wartość przedmiotu umowy.
Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą:
- numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela w drodze darowizny po dniu 1 stycznia 2007 roku albo w drodze dziedziczenia – pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że: (1) nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, (2) należny podatek został zapłacony albo (3) zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- na życzenie kupującego: zaświadczenie zarządcy budynku o niezaleganiu przez sprzedającego z opłatami eksploatacyjnymi oraz zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu.
- dane osobowe stron umowy: (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, adres zamieszkania, PESEL, NIP, numer i data ważności dowodu osobistego albo paszportu),
- wartość przedmiotu umowy.
Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- numer księgi wieczystej jeśli jest prowadzona,
- zaświadczenie wydane przez spółdzielnię o przysługującym zbywcy prawie do lokalu,
- podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela w drodze darowizny po dniu 1 stycznia 2007 roku albo w drodze dziedziczenia – pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że: (1) nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, (2) należny podatek został zapłacony albo (3) zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- na życzenie kupującego: zaświadczenie o niezaleganiu przez sprzedającego z opłatami eksploatacyjnymi oraz zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu.
- dane osobowe stron umowy: (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, adres zamieszkania, PESEL, NIP, numer i data ważności dowodu osobistego albo paszportu),
- wartość przedmiotu umowy.
Sporządzenie testamentu:
- dowód osobisty albo paszport sporządzającego testament.
- dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania),
- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwiska, imiona rodziców, data ursodzenia, PESEL, adres zamieszkania) bądź dane podmiotu powoływanego do spadku (nazwa, firma, adres, siedziba, KRS, NIP).
Poświadczenia dziedziczenia:
- akt zgonu spadkodawcy,
- zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego,
- akty urodzenia spadkobierców,
- akty małżeństwa spadkobierców, jeśli nastąpiła zmiana ich nazwisk,
- dowody osobiste albo paszporty spadkobierców,
- akt małżeństwa spadkodawcy (w przypadku śmierci drugiego z małżonków),
- sporządzony przez spadkodawcę testament,
- oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, jeśli były już składane.
- dane osobowe spadkobierców (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, adres zamieszkania, PESEL, NIP, nr i data ważności dowodu osobistego albo paszportu).
Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości:
- dowód osobisty albo paszport.
- dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, nr i data ważności dowodu osobistego albo paszportu),
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
- opis nieruchomości (w tym numer księgi wieczystej).
Rozdzielność majątkowa małżeńska:
- odpis skrócony aktu małżeństwa.
- dane osobowe małżonków (imiona, nazwiska, imiona rodziców, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, numer i data ważności dowodu osobistego albo paszportu).
Oświadczenie o odrzuceniu lun przyjęciu spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy.
- dane osobowe osób odrzucających lub przyjmujących spadek (imiona, nazwiska, imiona rodziców, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, numer i data ważności dowodu osobistego albo paszportu),
- dane osobowe pozostałych spadkobierców jeśli są znane.